Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées via le présent site et dans le cadre de l'activité du cabinet est :

Espace-psy Sàrl

Cabinet de psychothérapie

Rue des Communaux 14

1800 Vevey (VD), Suisse

N° IDE : CHE-379.903.470

E-mail : info@espace-psy.ch

Téléphone : 076 705 93 07

2. Cadre juridique

La présente politique de confidentialité est établie conformément aux dispositions suivantes :

Loi fédérale sur la protection des données (LPD) RS 235.1 : nouvelle loi fédérale sur la protection des données (nLPD), entrée en vigueur le 1er septembre 2023
Ordonnance sur la protection des données (OPDo) RS 235.11
Secret professionnel art. 321 CP : les psychothérapeutes sont soumis au secret professionnel au sens de l'art. 321 du Code pénal suisse
Loi sur la santé du canton de Vaud (LSan) : dispositions cantonales relatives à la tenue du dossier patient

Secret professionnel : En tant que professionnels de la santé, les psychothérapeutes d'Espace-psy sont astreints au secret professionnel au sens de l'art. 321 du Code pénal suisse (CP). Cette obligation s'étend à l'ensemble des informations confiées dans le cadre de la relation thérapeutique et ne peut être levée que par le consentement du patient ou par une autorisation de l'autorité compétente.

3. Données collectées

Dans le cadre de notre activité, nous sommes amenés à collecter et traiter les catégories de données personnelles suivantes :

3.1 Données d'identification et de contact

Nom, prénom, date de naissance, genre
Adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone
État civil, situation professionnelle (si pertinent pour le suivi)

3.2 Données relatives à l'assurance

Nom de l'assurance maladie de base (LAMal) et numéro d'assuré
Nom de l'assurance complémentaire (le cas échéant)
Numéro AVS (si nécessaire pour la facturation)

3.3 Données médicales et thérapeutiques

Prescriptions et lettres d'adressage de médecins référents
Anamnèse, notes de séances, évaluations cliniques
Diagnostics (classifications CIM-10/CIM-11)
Antécédents médicaux pertinents

3.4 Données techniques (site web)

Adresse IP (anonymisée dans la mesure du possible)
Données de navigation (pages visitées, durée, navigateur utilisé)
Cookies techniques et fonctionnels (cf. section 9)

4. Finalités du traitement

Les données personnelles collectées sont traitées pour les finalités suivantes :

Prise en charge thérapeutique : gestion du dossier patient, suivi clinique, évaluations et rapports thérapeutiques
Gestion administrative : prise de rendez-vous, gestion de l'agenda, communication avec le patient
Facturation : établissement des factures, transmission aux assurances (avec le consentement du patient), suivi des paiements
Obligations légales : respect des exigences légales en matière de tenue du dossier médical et de conservation des données
Fonctionnement du site : assurer le bon fonctionnement technique du site, améliorer l'expérience utilisateur
Communication : réponse aux demandes de contact et d'information

5. Base juridique du traitement

Le traitement des données personnelles repose sur les bases juridiques suivantes, conformément à la LPD :

Consentement (art. 6 al. 6 let. a LPD) : pour le traitement de données sensibles (données de santé), le consentement explicite du patient est recueilli
Exécution d'un contrat (art. 6 al. 6 let. b LPD) : le traitement est nécessaire à l'exécution du contrat thérapeutique
Obligations légales : certaines obligations de documentation et de conservation sont imposées par le droit fédéral et cantonal
Intérêts prépondérants (art. 6 al. 6 let. c LPD) : pour les données techniques liées au fonctionnement du site

En raison de la nature sensible des données de santé (art. 5 let. c LPD), un consentement éclairé et explicite est systématiquement recueilli auprès du patient lors de la première consultation.

6. Durée de conservation

Les données personnelles sont conservées pendant les durées suivantes :

Dossier patient (données médicales et thérapeutiques) :

10 ans à compter de la dernière consultation, conformément aux dispositions du droit cantonal vaudois relatif à la tenue du dossier médical et au délai de prescription de droit fédéral (art. 127 CO).

Données de facturation :

10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable concerné, conformément aux obligations comptables (art. 958f CO).

Données de contact (hors dossier patient) :

Supprimées dans un délai de 12 mois suivant la dernière interaction, sauf si un suivi thérapeutique est en cours.

Données techniques (logs, cookies) :

Maximum 12 mois, puis anonymisées ou supprimées.

À l'expiration de ces délais, les données sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées de manière irréversible.

7. Droits des personnes concernées

Conformément à la LPD (RS 235.1), vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

Droit d'accès (art. 25 LPD) : vous pouvez demander à savoir si des données vous concernant sont traitées et obtenir une copie de ces données
Droit de rectification : vous pouvez demander la correction de données inexactes vous concernant
Droit à l'effacement : vous pouvez demander la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation
Droit à la remise ou à la transmission des données (art. 28 LPD) : vous pouvez demander la remise de vos données dans un format électronique courant
Droit d'opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données pour des motifs légitimes

Exercice de vos droits : Toute demande relative à l'exercice de ces droits peut être adressée par courrier ou par e-mail à info@espace-psy.ch. Une pièce d'identité pourra vous être demandée afin de vérifier votre identité. Nous nous engageons à répondre dans un délai de 30 jours.

8. Sécurité des données

Espace-psy met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre tout traitement non autorisé, toute perte accidentelle, destruction ou détérioration (art. 8 LPD) :

8.1 Mesures techniques

Chiffrement : les données sensibles sont chiffrées au repos à l'aide du standard AES-256 et en transit via le protocole TLS 1.2 ou supérieur
Contrôle d'accès : accès restreint aux données selon le principe du moindre privilège, authentification multifactorielle pour les comptes administrateurs
Sauvegardes : sauvegardes régulières et chiffrées des données, stockées dans des centres de données situés en Suisse
Journalisation : traçabilité des accès aux données sensibles

8.2 Mesures organisationnelles

Sensibilisation et formation du personnel aux enjeux de la protection des données
Politique de mots de passe robustes et renouvellement régulier
Procédure de notification en cas de violation de données (art. 24 LPD)
Évaluation régulière des risques et des mesures de sécurité

9. Cookies

Le site espace-psy.ch utilise des cookies dans les catégories suivantes :

9.1 Cookies strictement nécessaires

Ces cookies sont indispensables au fonctionnement du site (gestion de session, préférences de sécurité). Ils ne nécessitent pas votre consentement.

9.2 Cookies fonctionnels

Ces cookies permettent d'améliorer votre expérience de navigation (mémorisation de vos préférences linguistiques, paramètres d'affichage). Ils sont déposés uniquement avec votre consentement.

9.3 Cookies analytiques

Si utilisés, ces cookies permettent d'analyser l'utilisation du site à des fins d'amélioration. Les données collectées sont anonymisées. Ces cookies ne sont déposés qu'avec votre consentement explicite.

Gestion des cookies : Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences en matière de cookies via les paramètres de votre navigateur. La désactivation de certains cookies peut affecter le fonctionnement du site.

Espace-psy n'utilise aucun cookie publicitaire ni aucun outil de traçage à des fins commerciales.

10. Transfert de données à des tiers

Les données personnelles ne sont transmises à des tiers que dans les cas suivants :

Assurances maladie : transmission des données de facturation à l'assurance de base (LAMal) ou complémentaire, avec le consentement du patient
Médecin référent : communication avec le médecin prescripteur ou traitant, avec le consentement du patient
Obligations légales : communication aux autorités compétentes lorsque la loi l'exige
Sous-traitants : prestataires techniques liés par des contrats de sous-traitance conformes à la LPD, notamment Infomaniak Network SA (hébergement du site, en Suisse) et Brevo (envoi des e-mails de confirmation, dans l'Union européenne)

Hébergement en Suisse : Le site et ses données sont hébergés en Suisse par Infomaniak Network SA. Aucun transfert des données d'hébergement n'a lieu hors de Suisse. Seul l'envoi des e-mails de confirmation transite par notre prestataire de messagerie Brevo, établi dans l'Union européenne, reconnue comme offrant un niveau de protection adéquat par le Conseil fédéral. Le cas échéant, tout traitement à l'étranger est encadré par des garanties appropriées (art. 16 et 17 nLPD).

11. Personne de contact pour la protection des données

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter notre responsable de la protection des données :

Responsable de la protection des données

Espace-psy Sàrl

Rue des Communaux 14

1800 Vevey (VD), Suisse

E-mail : info@espace-psy.ch

Téléphone : 076 705 93 07

12. Modifications de la présente politique

Espace-psy se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment. La version en vigueur est celle accessible sur le site. En cas de modification substantielle, les patients en seront informés par les moyens appropriés.

Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance de toute mise à jour.